BLOQUE III: "FORMATO Y CONFIGURACION DE DOCUMENTOS

BLOQUE III: "FORMATO Y CONFIGURACION DE DOCUMENTOS

 3.3.1- Configurar las características del documento electrónico

Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización
PRINCIPALES CARACTERISTICAS  DE UN DOCUMENTO ELECTRONICO
Las principales características de un documento electrónico facilita el conocimiento de otro individuo :
Es capaz de almacenar información tanto en forma de texto, imágenes diagramas etc.
*Se opera desde un ordenador o PC
*No tiene limite de caracteres.
*Es virtual
*Optimiza los recursos de recuperación de la información en cuanto formato y tiempo*Eficacia de realizar transacciones en la información
*Facilita el proceso del texto y da recuperación de respaldo ala información
*El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpetado por el individuo almacenado en el equipo de computo.

 3.3.2- Modificar las características de la fuete (Tipo de efectos, estilos, color, tamaño. fondo, subíndice, superíndice, y símbolos)

En word 2010 tienes la posibilidad de cambiar el tipo, tamaño y color de fuente para que luzca tal como quieres.
Así mismo, puedes resaltar los fragmentos que consideres importantes en el texto con la función Resaltado.

Cambiar el tipo de fuente

Paso 1:

Selecciona el texto que deseas modificar.

Paso 2:

Haz clic en la flecha que encuentras junto al cuadro Fuente de la pestaña Inicio.

Paso 3:

Mueve el cursor sobre las diferentes fuentes que se despliegan. Podrás ver cómo lucen.

Paso 4:

Finalmente, escoge el tipo de letra quieres en tu documento haciendo clic sobre él.

Además de cambiar el tipo de letra que vas a utilizar en tu documento, puedes definir el tamaño que tendrá.

Cambiar tamaño de fuente

Paso 1:

Selecciona el fragmento de texto que quieres modificar.  

Paso 2:

Haz clic en la flecha que encuentras junto al cuadro Tamaño de fuente.  

Paso 3:

Mueve el cursor sobre los números que se despliegan para que cómo luce cada tamaño.  

Paso 4:

Escoge el tamaño que deseas haciendo clic sobre él.

 3.3.3-Modificar párrafos del documento de electrónico

• Interlineado

1. Abre un documento y selecciona las líneas que quieras cambiar.
2. En la barra de herramientas, haz clic en Interlineado .
3. Selecciona una opción del menú. Para elegir un valor personalizado, haz clic en Espaciado personalizado.

Nota: También puedes añadir espacio antes o después de un párrafo desde Espaciado personalizado.

• Sangrías

Las sangrías son los espacios que hay entre el párrafo y el margen izquierdo o derecho. Por lo general, estas te sirven para resaltar párrafos dentro del texto.

Para usar sangrías:

Paso 1:

Sitúa el cursor sobre el párrafo que vas a modificar, o selecciona uno o dos párrafos.

Paso 2:

Ajusta la sangría de primera línea, arrastrando el marcador Sangría de primera línea en la regla.   

Paso 3:

Ajusta la sangría francesa, arrastrando el marcador Sangría francesa.

Paso 2:

Para mover los dos marcadores, al mismo tiempo, arrastre el marcador Sangría izquierda.

Paso 3:

Mueve todas las líneas del párrafo. Mueve la sangría derecha para alejar o acercar el texto de el margen derecha.

• Tabulaciones

Pasos para tabular texto

Paso 1:

Haz clic en el selector de tabulaciones, de está forma pordrás elegir la alineación de la información.  

Paso 2:

Vas a encontrar varios tipos de tabulaciones:

• Tabulación izquierda
• Alinea el texto hacia la izquierda.
• Tabulación derecha
• Alinea a la derecha del texto en la tabulación.
• Centrar tabulación
• Centra el texto que se está tabulando.
• Tabulación decimal
• Alinea los números decimales con punto decimal.
  

Paso 2:

Selecciona que alineación deseas para tabular tu texto.  

Paso 3:

Ubica el cursor sobre la regla y haz clic en el lugar donde deseas que se mueva el texto.  

Paso 4:

Después ubica el cursor antes del texto que se va a tabular.  

Paso 5:

Finaliza presionando la tecla tabular. Verás que el texto se ubica exactamente donde pusiste el marcador de tabulación en la regla.

• Alineación

1. Abre un documento y selecciona el párrafo que quieras cambiar
2. En la barra de herramientas, elige una de las opciones de alineación:        
   Alinear a la izquierda
   Centrar
   Alinear a la derecha
   Justificar

• Columnas

1.  Sitúa el punto de inserción al principio del primero de los párrafos que has añadido al final del documento de práctica.

2.  Inserta un salto de sección Continuo.

3.  Haz clic en el botón Columnas de la cinta de opciones, ficha Diseño de página, grupo Configurar página.

4.  Podrías elegir ya el icono de tres columnas pero pulsa en Más columnas para ver cuadro de diálogo que aparece figura 6.7. Indica ahora el número de columnas para esa sección.

3.3.4- Modificar los márgenes y orientación del documento electrónico

MARGENES

Empezaremos con uno de los temas mas utilizados en Word inclusive mas requeridos.

Lo primero es iniciar Word 2010.

Una vez abierto el programa nos situaremos en la barra de menus especificamente en el comando numero cuatro de izquierda derecha denominado Diseño de pagina.

Aqui se encuentran las opciones para dar formato nuestra pagina, en esta pestaña estan situadas diferentes bloques, pero el que nos interesa trabajar es el segundo bloque de izquierda a derecha llamado Configurar pagina.

En la parte central de este bloque encontraremos los botones a desarrollar, Margenes, Orientacion, Tamaño.

Margenes: estos determinan la distancia entre el texto y los bordes del papel. Word imprime el texto dentro de los limites establecidos por los margenes.

Word establece los margenes a 2.5 cm de los bordes superior e inferior de la pagina y a 3.0 de los bordes izquierdo y derecho de la hoja de trabajo. Esta es la opcion predeterminada pero afortunadamente Word 2010 ofrece opciones de personalizacion.

Como dato informativo es importante decir que al sangrar un parrafo o una pagina en Word, el procesador agrega la medida de la sangria a la medida del margen.

Lo primero que haremos es dar click el boton Margenes iconificado con una hoja en blanco con lineas delimitadoras.

A partir de esta accion se despliega una variada lista que contiene todo los tamaños predeterminados de nuestro procesador.

Si alguna de todas las opciones es de nuestro agrado podremos seleccionarla con un simple click sobre la opcion ubicada en la lista desplegable mencionada anteriormente.

Si no encontramos la opcion deseada no hay que alarmarnos, como ya lo mencione Word ofrece una configuracion personal.

Lo unico que tendremos que hacer es dirigirnos a la ultima parte de la lista desplegable, donde estara ubicada la opcion Margenes personalizados, damos un click y se abrira un Cuadro de dialogo.

El cuadro de dialogo nos mostrara en la parte superior diferentes opciones personalizables.

Ya que se encuentran contenidos los lados de la pagina para configurar los margenes. Estan superior, izquierdo, inferior derecho cada uno de ellos con un pequeño recuadro ubicado a su lado derecho, cada cuadro cuenta con pequeñas flechas tanto hacia arriba como hacia abajo para dar la medida deseada al margen.

Cuando estemos seguros de nuestros cambios damos click en Aceptar ubicado en la parte inferior del cuadro de dialogo automaticamente se guardaran todos los cambios realizados.

ORIENTACION

Ahora trabajaremos en la orientación del documento, nos volvemos a ubicar en la barra de menús en la pestaña diseño de pagina, bloque configurar pagina. Se nos presentaran dos simples opciones Vertical y Horizontal, dar click a la requerida o deseada.

Sin mayor preámbulo se guardaran los cambios.

También podemos cambiar la Orientación desde un cuadro de dialogo ubicado en la esquina inferior, izquierda del bloque configurar pagina representado con una pequeña flecha con dirección inclinada.

Aquí se encuentran dos opciones, una representada con una hoja en posición vertical y la otra en posición horizontal, damos click a la posición preferente y sucesivamente dar click en Aceptar.

TAMAÑO

Este botón permite establecer el tamaño de la hoja de impresión.

Ubicarnos en la misma posición que los anteriores ejemplos y buscar el icono tamaño, representado con una hoja en blanco con indicadores de medicion a los lados.

Dar clic y se desplegaran los diferentes tamaños de impresión.

-Carta

-Tabloide

-Oficio

-Ejecutivo

-A3

-A4

-B4

-B5

-Mas tamaños de papel...

Cada uno con sus respectivas medidas.

Si ningun tamaño nos convence podemos optar por una configuracion personal dando clic en mas tamaños, esta opcion se ubica en la ultima parte de la lista anterior, damos clik y surge un cuadro de dialogo.

En el cuadro de dialogo, la opcion para configurar el tamaño se encuentra en la parte superior izquierda.

Esta ubicada un titulo con el nombre Tamaño de papel, inmediatamente abajo se encuentran dos cuadros pequeños en los cuales hay respectivas flechas con los que podremos ir aumentando o reduciendo el tamaño de nuestra hoja de impresión.

 3.3.5- Aplicar y configurar el encabezado y pie de pagina de un documento

 El Encabezado y/o Pie de página es un espacio donde podremos incluir textos, imágenes o enumerar automáticamente todas las páginas de un documento. Generalmente el Encabezado se ubica en el margen superior y el Pie de página en el margen inferior de la página. No obstante la información podrá ser colocada en cualquier parte de la hoja, por ejemplo: una imagen como marca de agua en el centro de la página.

En Word 2010, para insertar esta opción iremos a la pestaña Insertar y allí damos clic en Encabezado o en Pie de página. Del menú desplegable elegimos la opción que más se adecue al trabajo que estamos realizando. La primera opción “En Blanco” solo incluye un cuadrito para texto, que podremos eliminar si lo deseamos o digitar en él.

Herramientas de Encabezado y Pie de página

Mientras tenemos activa la opción de Encabezado y Pie de página, podremos visualizar una nueva cinta de opciones llamada: Herramientas para Encabezado y Pie de página.

Recuerden que con el Tabulador nos movemos dentro del Encabezado y Pie, saltando: izquierda – centro – derecha para ingresar información en dichas alineaciones. Es decir que si tenemos el cursor a la izquierda y pulsamos TAB, saltaremos al centro del encabezado y otro TAB nos llevará a la alineación derecha.

Para enumerar páginas, hay varias opciones, que podremos curiosear dando clic en Número de página. Por ejemplo ahora se incluye la opción de enumerar las páginas también en los márgenes izquierdo y derecho. 

Si en el Encabezado por ejemplo ponemos una imagen, luego digitamos un texto y finalmente queremos enumerar, nos conviene elegir la opción “Posición Actual”, ya que otras opciones nos borran los elementos que tengamos insertados para poner únicamente la numeración en un orden de alineación predeterminado.

Otras opciones permitirán incluir fecha, imagen de archivo o prediseñadas, etc.

Para quienes utilizaban la opción de numeración total de páginas, es decir que en un documento de varias páginas ponían pág. x de xx (siendo x = al número de la página actual y xx = al total de páginas del documento), esa función la quitaron en el nuevo Word. No la encontrarán a simple vista.

Pero eso se puede solucionar de la siguiente manera:

Digitamos Pág.

Clic en Número de página / Posición actual / Número sin formato

Hasta el momento tenemos: Pág. 1

Digitamos de

Damos clic en Elementos rápidos / Campo

En la Categoría [Todos] elegimos el nombre de campo: NumPages 

Finalmente elegimos el formato deseado, por ejemplo: 1,2,3...

Aceptar

Así para la primer página, en un documento de 3 páginas, obtendremos: Pág. 1 de 3

En el encabezado podemos insertar otros elementos que no aparecen entre las Herramientas de Encabezado y Pie de página. Mientras lo tenemos “abierto” podemos insertar por ejemplo también Formas. (como en la imagen anterior se insertó una Forma de Línea)

Si la primera página la queremos sin Encabezado o queremos digitar algo diferente al resto de las páginas, podemos tildar la opción: Primera página diferente (se borrará  el Encabezado de la primera página y podremos editarlo a gusto o dejarlo vacío)

Si terminamos de editar el Encabezado y deseamos pasar al Pie, damos clic en la herramienta Ir al pie de página.

Finalmente para salir de la edición damos clic en la opción Cerrar encabezado o Cerrar Encabezado y Pie de página, según lo que estemos editando.

3.3.6- Aplicar saltos de pagina, de línea y de columna

Un salto de página es utilizado para organizar mejor el esquema y la paginación de tu documento. Permite organizar determinada información para que empiece desde una página determinada o para señalar el final de una sección antes de que llegue al límite de la página.

Para insertar un salto de página

Paso 1:

Ubica el cursor en el lugar donde quieras que se cree el salto de página (lo que esté después del cursor se ubicará en una nueva página) y haz clic sobre la pestaña Diseño de página  de la cinta de opciones. 

Paso 2:

Haz clic sobre el comando Saltos de la cinta de opciones. Verás que aparece una ventana desplegable con varias opciones. Pulsa sobre alguna para crear un salto de página.

Para añadir un salto de columna

Paso 1:

Ubica el cursor en el lugar donde quieras que se cree el salto de columna (Lo que esté después del cursor se ubicará en la columna siguiente) y haz clic sobre la pestaña Diseño de página.  

Paso 2:

Haz clic sobre el comando Saltos del grupo Configurar página. Verás que se despliega un menú.  

Paso 3:

Selecciona del menú la opción Columna.

Paso 4:

Verás que el texto que estaba después del cursor se ha movido a la siguiente columna.